Mynuma is een doorgeefluik van persoonsgebonden gegevens. Mynuma heeft op het vlak van beveiliging de hoogste standaarden ingebouwd. De verantwoordelijkheid van de data die via Mynuma worden doorgegeven, ligt volledig bij de licentiehouder. Bij het gebruik Mynuma bevestigt de gebruiker dat hij/zij zich conformeert naar de bepalingen van de GDPR-wetgeving zoals geldt in de Europese Gemeenschap en naar de aanvullende regels die in het land van herkomst van de licentiehouder gelden.

Mynuma verwacht van licentiehouder dat deze met open vizier naar de contacten treedt. Dit betekent dat verzender – bij voorkeur via een footer – het geadresseerde contact het gemakkelijk moet maken om de contactgegevens van de verzender te kunnen terugvinden en ook daadwerkelijk op een eenvoudige manier contact kan nemen.

Het is binnen Mynuma mogelijk om op niveau van de e-mailadressen extra – zelf te definiëren – gegevens te bewaren van het contact. De gebruiker van Mynuma verbindt zich ertoe om geen andere informatie te bewaren dan strikt noodzakelijk voor emailmarketing doeleinden en geen persoonsgebonden (medisch, politieke overtuiging, geloof) gegevens waartoe binnen de GDPR-wetgeving een toestemming vereist is en ook onderhavig is aan bijkomende regels. Indien licentiehouder deze gegevens wil verwerken via Mynuma, is een voorafgaande toelating van Mynuma nodig waarbij bewezen zal moeten worden dat de licentiehouder zich conformeert aan de wetgeving en alle daarbij horende voorzorgsmaatregelen.

De licentiehouders worden geacht om zich strikt te houden aan een uitgebreide vorm van nettiquette. Contacten worden op een hoffelijke en een vrijblijvende manier aangesproken. De content is nooit misleidend, beledigend, agressief op welke manier dan ook. De content zal nooit de contacten verzoeken tot het geven van informatie uit de privésfeer. Humor mag, sarcasme en uitlachen wordt niet getolereerd. De e-mailberichten zullen niet agressief opgesteld worden, noch naar inhoud, noch naar vorm. Er wordt steeds getracht om naar best vermogen correct taalgebruik aan te wenden.

Contacten hebben het recht om te weten waar een e-mail vandaan komt. Licentiehouders van Mynuma verplchten zich er toe om de “From”, “To”, en “Reply To” te conformeren met de onderneming, business-unit, merk of de verzendende person. De terugvindbaarheid moet duidelijk zijn, de domeinnaam en het e-mailadres inbegrepen.

Elke e-mailbericht wordt vergezeld van een onderwerp regel die bij het contact in de in-box verschijnt. Uiteraard mag er met deze onderwerp regel creatief omgegaan worden, maar ze mag niet misleidend zijn en moet altijd de inhoud van de verzonden e-mail dekken. De licentiehouder verbindt zich ertoe om de onderwerp regel niet te misbruiken voor bedriegelijke praktijken. Wees duidelijk als het om een commerciële aanbieding gaat.

E-mailmarketing is een krachtige tool, maar moet gebruikt worden voor de juiste doeleinden. Alles wat op het vlak van informeren, verspreiden van content, het zenden van call’s to action, reclame voor reguliere producten, is toegestaan. Het is niet toegestaan om Mynuma in te zetten voor niet legale producten, niet legale informatie en niet legale diensten aan te bieden. Dit zal automatisch, zonder verweer, leiden tot het afsluiten van het account. Het overschrijden van de limieten, gedefinieerd onder “fair use” zal door Mynuma ook beschouwd worden als spam.

Mynuma heeft – voor de interface versie – een model waarbij we het aantal contacten tellen en niet het aantal verzonden e-mails. Hiervoor hebben we de term “fair use” toegepast. Onder “fair use” verstaan we niet meer dan 1 e-mail per 48 uur per contact. Daarnaast bevelen we aan om verstandig om te gaan met het aantal te verzenden e-mailberichten per contact. Overmailen zal vaak leiden tot uitschrijven en dus het verlies van een contact. In de API-licentie, waar de opvolging per e-mailbericht gebeurt, is meerdere e-mails per dag aan een contact toegestaan, in zoverre dit gebeurt in een trans-actionele situatie waarbij handelingen van het betrokken contact per handeling bevestigd worden.

Een e-mailadres is een persoonlijk adres van een contact. Mynuma is ook hier een doorgever en niet de eigenaar van het e-mailadres. De eigendom en het recht om het e-mailadres te gebruiken ligt bij de licentiehouder van Mynuma. Mynuma gaat er ook vanuit dat de gebruiker het recht verkregen heeft om het e-mailadres te gebruiken. Dat recht ontstaat nadat een contactpersoon het e-mailadres verstrekt heeft door inschrijving via een elektronische weg met een bevestiging, door een papieren inschrijving of in het kader van een commerciële transactie waardoor er een verkoop is gebeurd. In deze laatste is geen expliciete toestemming van de geadresseerde nodig zolang de e-mailmarketing gelijk(w)aardige producten van onderhavige verkoop betreft. De klassieke info@ adressen die publiekelijk verspreid worden, mogen wel vrij gebruikt worden zonder voorafgaande toestemming. Licentiehouder verplicht zich ertoe op eenvoudig verzoek van de contactpersoon zijn/haar e-mailadres te verwijderen uit de lijsten.

Het formulier dat via Mynuma ter beschikking kan gesteld worden om in te schrijven op een e-mailmarketing lijst, is gebaseerd op het principe van opt-in. Dit wil zeggen dat het contact die zich inschrijft, ook via een e-mail en bijhorende link de inschrijving moet bevestigen. Het is niet toegestaan om deze bevestiging op welke manier dan ook te verhinderen, af te leiden of te faken. De geïmporteerde adressen worden geacht op dezelfde wijze bekomen te zijn. Zie ook [e-mailadressen]

Mynuma gelooft sterk in een uitgebouwde lijst hygiëne. Niet bestaande e-mailadressen of adressen die bouncen, anders dan om redenen van mailbox geadresseerde is over limiet, worden door Mynuma automatisch op de blacklist geplaatst. Dit om te voorkomen dat de verzender een negatieve status krijgt in de verzender. Adressen die om voor de hand liggende redenen drie keer bouncen worden eveneens op de blacklist geplaatst. Licentiehouder verplicht zich ertoe om deze adressen niet meer in de werkelijke verzendlijsten op te nemen. Ook is licentiehouder verplicht om ieder contact die er zelf om verzoekt, zonder omweg op de blacklist te plaatsen.

Alle e-mails verzonden via het platform van Mynuma moeten een uitschrijflink bevatten. Ofwel wordt de uitschrijflink toegevoegd door de gebruiker, waarbij deze de boodschap en het uitzicht kan aanpassen aan de eigen huisstijl of filosofie. Indien bij het verzenden van de e-mailcampagne geen eigen uitschrijflink werd toegevoegd, zal Mynuma automatisch een generieke uitschrijflink toevoegen. De licentiehouder verbindt zich ertoe om uitschrijvingen te respecteren en deze niet opnieuw trachten te importeren in een andere lijst. Het niet respecteren van deze regel en het ontvangen van herhaalde klachten zal leiden tot het afsluiten van het account.

Voor het verzenden van een e-mailcampagne is het nodig om een afzenderadres te verifiëren. Hiervoor moet u toegang hebben tot het betrokken e-mailadres. Bij het gebruik van Mynuma verbindt de gebruiker zich nog tot de volgende spelregels. Het afzendadres moet duidelijk herkenbaar zijn en direct gelinkt kunnen worden aan de content van de verzonden campagne. Het is niet toegestaan om de inhoud te maskeren door een misleidende afzender te definiëren. Bovendien is het niet toegestaan, ook weer om misleiding te voorkomen, om voortdurend en meer dan noodzakelijk te wisselen van afzendadres.

Het is mogelijk om afbeeldingen in de WYSIWYG-omgeving van de e-mailbuilder op te laden en te gebruiken in de e-mails. Afbeeldingen die op de servers van Mynuma bewaard worden en in de e-mails gebruikt worden, worden geacht eigendom te zijn van de licentiehouder of vrij van rechten. Mynuma is in deze slechts de doorgever van de beelden en zal elke claim over rechten doorschuiven naar de licentiehouder. De licentiehouder verklaart zich hiermee akkoord. Bovendien zal Mynuma erover waken dat de bewaarde en gebruikte afbeeldingen niet in strijd zijn met de wetgeving. Indien deze opgemerkt worden, zullen deze zonder tegenspraak door Mynuma verwijderd worden.